第一章 总则

       第一条 组织召开学术会议是湖北省抗癌协会(以下简称协会，英文缩写为HBACA)的重要任务之一。为了规范本学会举办的各种学术会议，保证会议的效果，提升会议的影响力，根据省卫生厅、省民政厅有关规定和本会《章程》，制定本办法。

       第二条 本办法适用于协会主办、协办、支持的学术会议以及协会所属的专业委员会举办的学术会议。
       第三条 各专业委员会的正、副主任委员，学术秘书均应熟悉本管理办法，并在开展学术会议时认真贯彻执行。
第四条 根据此管理办法，每年要对各专业委员会开展学术活动方面的工作进行考核，对能遵循本管理办法，按时上报学术活动计划和会后汇报总结的专业委员会，要给予表扬和适当的奖励，对没有遵循本管理办法，不能积极开展学术交流活动的专业委员会提出批评。

第二章 学术会议管理与分类

       第五条 协会及其所属专业委员会组织的各类学术会议统一由协会管理。每年召开的学术会议均须向省医学继续教育委员会申报，由协会秘书处汇总编制后，按计划组织实施，并报总会备案。
       第六条 国际会议：参加者范围不限于国内代表(向国外征稿)的学术会议。国际会议除由协会批准外，还须按国家规定由相关政府主管部门审批后方可举办。由协会(包括所属专业委员会)主办的国际会议由协会申请报批，协会与其他学会或机构共同主办的国际会议由主要主办方申请报批。

       第七条 国内会议是参加者范围主要为国内专业人士(只向国内征稿)的学术会议，以协会及协会专委会名义主办的国内会议由协会统一申请报批。
       第八条 会议的主办单位具有决定会议的主题、规模、周期、地点、形式以及选定承办者的权利，并承担会议的法律责任。专业委员会的主管法人单位是协会，其主办的会议的法律责任由协会承担，但会议的其他责任由该专业委员会主任根据该办法的规定和专业委员会办法的规定承担。
       第九条“湖北省抗癌协会”、“Hubei Anti-Cancer Association”中英文LOGO已在国家法定机关备案，是湖北省抗癌协会的财富，未经协会同意而使用协会中文名称、英文名称以及LOGO被认为是对本协会的侵权。专业委员会主办会议时除署该专业委员会的正式名称外，还须冠之以“湖北省抗癌协会”字样，并使用协会标识。专业委员会内部的专业技术工作组不能主办正式的学术会议。
       第十条 会议的承办单位负责会议各项具体工作的组织实施。由协会主办的学术会议的承办单位既可以是经协会授权的机构，也可以是主办者协会自身。仅在道义上支持某会议而不承担组织、经济和法律方面的责任的单位称为“协办单位”或“支持单位”。协会也可协办或支持由其他单位主办的会议。
       第十一条 由协会主办会议的承办单位按照如下程序选定：申请单位提出书面申请；协会考察和评估；由常务理事会审核批准；申请者签署承诺书；协会和申请者签约；协会发放承办授权书或委托书。
       第十二条 一经协会同意某单位承办会议，即表明同意该单位在所承办的会议有关事务中使用协会的中、英文名称和标识，但不得在超出委托范围使用。如其他单位请求协会作为协办或支持单位时，主办单位应有书面邀请函件，协会以书面方式回复方为有效。
       第十三条 协会同意协办和支持某会议，即表明同意该机构在该会议有关事务中使用协会的中、英文名称和标识，但不得在超出授权范围使用。除和协会有合作协议的单位外，其他单位邀请协会协办或支持其主办的会议时应向协会支付一定的费用。

　第三章 学术会议申请与审批

       第十四条 学术会议计划由协会及其所属专业委员会提出。各专业委员会于每年11月中旬申报第二年的学术活动计划。计划须按通知要求于规定时间内在省继续教育委员会网站进行网上申报，然后将纸质材料送协会秘书处，加盖协会印章，汇总后报审批。未经报批的学术活动均不能冠以湖北省抗癌协会名义召开。申请组织或承办协会主办的会议的单位须在会议预定召开日期8个月前填写并递交申请表格(见附录：会议申请表)、提交书面申请书和承办方案。
       第十五条 制订计划的核心是选好会议主题。学术会议的选题要贯彻我国科技与卫生工作方针，紧密结合肿瘤学科发展前沿及防治中心急待解决的重大问题，符合当前世界肿瘤学发展的总趋势，并注意选题的计划性和连续性。
       第十六条 注意发展肿瘤学科与其它相关学科的交流，鼓励多学科联合召开综合性学术会议。坚持当前与长远相结合，普及与提高相结合，理论与应用相结合，治疗与预防相结合，中西医药相结合，国内与国外学术交流相结合。为政府领导决策服务及制订肿瘤防治研究规划和诊疗标准规范提供建议。
       第十七条 协会收到承办书面申请后，将对申请进行审查并对申请单位进行考察，以了解其是否有足够的承办能力。协会应在会议预定召开日期7个月前明确批复申请单位对其申请的审查结果。
       第十八条 由协会主办的会议应在会议预定召开日期8个月前最终确定会议名称(系列会议除外)、会议主题(如有)、时间、地点、会议形式等，纳入协会学术活动计划宣传与推广。除非协会以书面形式同意，会议名称和时间一经确定，原则上不可更改。
       第十九条 承办单位的职责是：组建会议组织机构、编制预算表、推广会议、征文和评审、组织论文出版、筹资、征询参会者、保障后勤和会务等。承办单位应定期向主办单位报告会议筹备情况，及时沟通，必要时召开会议协调有关工作。
       第二十条 委托承办时，主办单位的责任是：检查组织机构的构成、检查会议预算、协助推广、监督与协助筹备过程、检查论文质量、协助出版。
第二十一条 协会审查和批准申请机构为理事长、秘书长联席会。

　　第四章 会议的组织机构

       第二十二条 协会主办的会议，分别由其理事长、副理事长或秘书长主持；各专业委员会召开的会议由其主任委员或副主任委员主持。
       第二十三条 会议设执行委员会，负责会议的征文、论文评审、出版、规划会议形式、编制会议程序、邀请特邀讲者、主持会议等事宜。执行委员会设主席一人，副主席若干，但一般不超过4人，委员若干人。多边国际会议执行委员会中境外专业人士不少于三分之二，双边国际会议(例如中美、中欧、中日……)执行委员会中境外人士比例应介于40%-60%，国内会议可邀请少量境外人士作为执行委员会成员。
       第二十四条 会议可设组织委员会，负责会议宣传推广、筹资、场地、后勤、接待等工作。组织委员会设主席一人，副主席若干，但一般不超过4人，委员若干人。会议可设秘书处，负责会议筹备过程的日常事务处理、会议期间的代表接待、食宿安排、会务、资料发放、现场设备、必要的交通安排以及其他会务工作。秘书处设秘书长一人，成员若干。
       第二十五条 由协会主办而由其他机构承办的会议，其组织机构和会议预算应得到协会的批准。

　　第五章 会议的组织和筹备

       第二十六条 会议的征文通知应该在会议召开前6个月发出。承办单位通过印刷品、网站、专业媒体等方式宣传推广。
       第二十七条 由协会主办的会议，协会对承办单位筹备过程进行检查、协调并给予必要的帮助。协会通过自有渠道推广，向会员发放消息。如需要协会协助邀请特邀讲者，讲者的费用由承办单位承担。
       第二十八条 需要出版论文的学术会议，由承办单位负责支持执行委员会征集和审定论文，会议文集应按学会规定的统一格式、规格出版。
       第二十九条 由协会或者由协会专业委员会主办的会议，其论文全文或摘要的电子文档最终需提交协会。如需要，可评选优秀论文，其篇数不超过论文总数的百分之五。优秀论文奖励以精神奖励为主，奖状或证书中应注明授予单位的全称、学术会议的全称和时间。评选出的优秀论文中水平较高的，可推荐给湖北省抗癌协会进行优秀论文的评奖，也可选送给有关学术刊物发表。
       第三十条 承办单位负责会议费用的筹措，并负责在会前做出平衡的预算表。
(1) 会议的收入包括：作者缴纳的版面费、代表注册费、社会赞助费、展览收入、会场和文集广告、来自有关部门的专项经费等。
(2) 会议的支出包括：出版和印刷费、交通和通信费、会场租用、设备及布置费、食宿费、推广和宣传费、特邀讲者费、人力资本费、上交协会费用等。
       第三十一条 会议的主要赞助商须经主办单位批准。如承办单位寻找的赞助商和主办单位的主要赞助商不一致，由主办单位最终确定。主办单位本次会议从赞助商获得的赞助费用，将按比例拨付承办单位，具体比例在确定承办单位时给定。一般赞助商由承办单位确定。
       第三十二条 财务由协会管理，根据会前的预算支出。会议结束后应有财务结算报告，并报送协会领导和有关方面。

       第三十三条 由协会主办的会议，承办单位必须保证协会会员有参加的优先权，且对协会会员的注册费适当优惠。
       第三十四条 其他活动：会议期间可结合会议内容组织小型技术展览、技术讲座、技术咨询以及技术参观等活动

　　第六章 学术会议总结

       第三十五条 由协会主办的会议结束后，由协会对会议进行评估。评估的项目包括：会议规模、会议学术质量、会议的组织、会议经费、社会影响力等(评估表格见附录)。专业委员会主办、承办的会议的质量将作为对专业委员会的评估指标之一。
       第三十六条 协会对会议优秀组织者给予表彰。会议质量较差或者不按照会议组织程序开展工作的，协会对组织者提出批评、警告，书面记录并存档，产生不良影响者视情形给予惩罚，包括组织者在一定时期内不得再次申请承办协会主办的会议；大会主席、执行委员会主席和组织委员会主席在一定时期内不得再担任协会主办会议的主要职务等。
       第三十七条 会议总结方式与要求
1. 各类学术会议均应认真做好总结。总结可采取会议纪要、总结报告、简报等形式。
2. 总结内容应包括：会议简况、会议的收获、学科的进展、推荐优秀论文情况以及重要的决议或建议等。
       第三十八条 会议文件及论文资料的归档及上报
1. 会议文件应由会议主办单位整理存档，在会议结束后一个月内报送协会。文件包括：征文通知，开会通知，会议日程表，代表名册，会议纪要、总结报告或综合简报等，会议重要决议或专家建议，评选优秀论文等。
2. 会议论文资料(如论文集)上报协会二套。

　　第七章 学术会议经费管理

       第三十九条 会议经费要坚持“以会养会”的原则，通过各种渠道积极筹集学术活动经费。包括注册费；产品展示费；联合举办单位提供的经费；上级拨款和其他方面捐助费；资料费等。
       第四十条 经费开支。包括审稿会及会前筹备费用；代表伙食补助费；场地、设备租赁费；市内交通费；文具及公杂费、文件印刷、通讯费等；有关人员劳务报酬(包括专家咨询费)；编印论文汇编(编辑加工、印刷、校对、赠阅、发行邮资等)；其他。
       第四十一条 参加学术会议的人员应按规定交注册费，本会会员与非会员的注册费标准应有区别。
       第四十二条 经费开支应本着勤俭节约，保证会议质量的原则合理安排，开支应符合国家财务制度和我会的有关规定。
       第四十三条 会议可按照有关规定提取一定比例的厂商展示费作为咨询费和奖励费。
       第四十四条 经费分配方法：协会主办及其它单位承办协会主办的会议，由协会统一收支费用，节余为协会所有；专业委员会主办的各类活动也由协会统一收支费用，专业委员会不另设银行帐户及财务管理，协会按总收入10%提取管理费，10%作为代缴税款，节余部分在协会建帐留存，由专业委员会支配使用。
       第四十五条 学术会议经费收支情况，应公开帐目，增加透明度、协会根据会议经费开支和反映的情况，进行监督、检查。

　　第八章 附则

       第四十六条 本办法经协会常务理事会审议通过后执行，解释权归常务理事会。
                 

 湖北省抗癌协会

                                                                                                                                               2011年8月30日